「経営者のコミュニケーション力」良好な意思疎通のチカラ

この記事のポイント

社内外の人たちとの意思疎通がうまくいかず困っていないだろうか?

もしそうなら、あなたの「コミュニケーション力」を見直すよい機会かもしれない。

「想い通り経営」に必要な「経営者の心技体」。「技」の中でも基礎スキルの大切な一つ「経営者のコミュニケーション力」について、その大切さと、改善のヒントを紹介しよう。

「コミュニケーション力」が足りない経営者に起きる3つの不都合なこと

「心技体」の「技」は、「基礎スキル」と「経営スキル」の2つに分けているが「基礎スキル」は、経営者に限らず、すべてのビジネスパーソンに共通する必須スキルだ。(基礎スキルの一覧はこちら

心技体

その一つである「コミュニケーション力」は「エラーとストレスの無い良好な意思疎通と情報伝達をするチカラ」と定義している。

このスキルは、経営者でなくてもビジネスパーソンなら誰にでも必要なチカラであるが、チームのトップリーダーである経営者には特に大切なスキルだ。

この「コミュニケーション力」が不足していると、次のような不都合がしばしば発生する。

コミュニケーションエラーによる、二度手間=やり直しが多い

コミュケーション・エラーは、どんな職場でも発生するものであるが、その都度「言った」「聞いてない」「そんなつもりじゃなかった」「思い込んでた」・・・というようなフレーズが飛び交う。とても残念なシーンだ。それだけで職場の人間関係が悪化しチームワークのパフォーマンスは著しく低下する。直接的には、そのエラーによる「やり直し」の発生という勿体ない時間やコストが発生。もし、そのエラーの原因が経営者にあるならば、影響範囲は全社レベルだ。

意図がなかなか伝わらない

仕事の依頼や指示をしても、その意図が伝わってない、と感じることはないだろうか?その多くは、相手のスキルではなく「伝える側」に原因である。言葉が不足していたり、不明瞭であったりするのだ。質(たち)が悪いのは、本人は「きちんと伝えているのに」と思っている場合。「一から十まで言わなければ分からないのか?」と逆切れしている経営者に多い現象だ。

人材が育たない

経営者のコミュニケーション力で最も深刻なのは「人材が育たない」という不都合である。上記にも共通するが、理由は2つある。

1つは「経営者の言っていることがよく分からない」である。特に「意図」が伝わりにくく、社員たちは「真意」を理解していないので「自己流社員」が増えていく。この「現象」を「育たない」と捉えている可能性がある。

もう一つは「モチベーションの低下」である。経営者のコミュニケーション力が、社員たちの「やる気」に直結しているのである。かつての昭和時代なら通用していたかもしれないが、時代は変わった。高圧的な言い方や表情でもやる気を起こす人は少数派だ。あとは「考えればわかるだろう」と説明を省略する経営者も人材に悩んでいることが多い。

いずれも経営者のコミュニケーション力が改善すれば、劇的な変化が起きる可能性がある。

経営者のコミュニケーション力、絶対忘れてはならない3つの視点

この「コミュニケーション力」が優れている経営者には大切な共通点がある。そのキーワードは、「タイムリー」「明瞭」「理由」の3つ。もし、この「コミュニケーション力」に不安を感じるのであれば、是非、この3つの視点について自問自答してみよう。

発信がタイムリー

まず、最初は「タイムリー」だ。コミュニケーションのタイミングを計っているのだ。

お互い、集中しているときに声を掛けられる、って迷惑以外ナニモノでもない。コミュニケーション力が優秀な人は、何かを発信するとき、そのタイミングを見計らっている。「ちょっといいかな?」のタイミングがいいのだ。

あるいは、あらかじめアポイントを入れている。「例の件、打ち合わせしたいから、都合のよい時間を教えて」という感じだ。こんな「当然」「当たり前」と思うような「ちょっとした気遣い」がコミュニケーションには大切だ。

「コミュニケーション力」が高い経営者には「タイムリーに発信している」という共通点が多い。

分かりやすく、短く、明瞭

2つ目のキーワードは「明瞭」。

発信の特徴として話し方やメールの文章が「明瞭」という共通点がある。曖昧な表現を使わない、ダラダラしない、つまり「分かり易く」「短い」ので「明瞭」なのだ。

「曖昧」の「あるある」を紹介してこう。心当たりがあるかもしれない。

例えば「例のプレゼン資料、ちゃんと作ってね!」という指示。「ちゃんと」って???。

コミュニケーション力が高いビジネスパーソンは、何か仕事を依頼するときは必ず「納期品質後工程」の3点セットを明瞭に伝える。反対に受ける場合も、この3点セットを確認する。「ちゃんと」というような不明瞭な言葉を使わず、一つ一つ明確な言葉にするのだ。

仕事を受ける側なら「金曜の18時までに(=納期)、原案を(=品質)よろしく!」と聞けば、必ず「ちなみに、その原案は、何に使われますか?」と「後工程」の確認を忘れない。

「次の会議で使うから(=後工程)、10部お願いね!(=品質)」なら、その時は「次の会議は、いつですか?この資料は、いつまでに準備すればいいですか?」と追加で「納期」を確認する、という具合だ。

まるで新人研修みたいな話であるが、前述したように、なぜかポジションが上がれば上がるほどに「省略」し、挙句の果て「考えればわかるだろ!」という逆切れ、開き直りする人がいる。優秀な人材ほど「こんなリーダーの下では気持ちよく働けない」と思っている。

付け加えると、コミュニケーション力が不足している経営者の下で、多くの人材は「負の感情」を抱くので成長しない。人が育たない会社の経営者によくある症状だ。上に立つ者は、チームメンバーが気持ちよく活躍できるように配慮しなければならない。

「コミュニケーション力」が高い経営者は共通して「発信が明瞭」だ。

必ず理由を共有する

そして3つ目のキーワードは「理由」。

どんな仕事にも、理由や目的がある。この理由や目的を「わかったつもり」で省略するケースがよくあるが、コミュニケーション力が優秀な経営者は決して省略しない。

例えば「1週間で納品しよう!」と号令しても「なぜ?」か理由があるのとないのとでは伝わり方が全く違う。

仮に「1週間以上かかるとライバルに先を越されるかも」というのが理由だったら、知ってる者は「絶対1週間!」と頑張れるが、その理由を知らない者なら「ちょっと遅れそうです!」と平気で言ってくるかもしれない。

コミュニケーションする双方が「理由や目的を共有する」ということは、生産性の面でも、品質の面でも、とても大切なことなのだ。

当然のことであり、また、些細なことかもしれない。しかし、同様のことが頻発し、もはや課題とも感じなくなっている、麻痺している職場や会社をたくさん見てきた。

「コミュニケーション力」が高い経営者には「必ず理由を共有する」という共通点が多い。

経営者として「コミュニケーション力」が優れていることの幸福

改めて、経営者として「コミュニケーション力」が優れていることの幸福を考えてみよう。つまり「経営者のコミュニケーション力が高いとは、どういう状態なのか?」だ。上記の3つの視点に照らし合わせてみる。

  • コミュニケーション・エラーが生じないように、
  • タイムリーかつ明瞭な受信発信を心掛け、
  • さらに、理由や目的を共有する気遣いによって
  • 意思疎通が良好であり
  • 社内外を問わず、お互いが気持ちよく活動している状態

本質は、このような状態を「幸福」と感じる「心」を持っているか?だ。このような「良好な意思疎通」は「理想論」や「建前論」と感じてしまうなら、残念ながら「想い通り経営」は実現できない。

「経営者のコミュニケーション力」は、「想い通り経営」に不可欠な「技」としてとても大切なチカラの一つだ。

あなたは何点?

1点:理解レベル
このチカラについて「理解」はできるが「納得・賛同」はできない。

2点:納得・賛同レベル
このチカラが必要なことは「納得・賛同」できる。しかし、身につけるには自信がなく、それによる不都合は受け入れるしかない。

3点:行動レベル
このチカラ不足によると思われる経営上の不都合が起きているので、このチカラを身につけようと目下「トレーニング中」である。

4点:習慣レベル
このチカラ不足が原因の経営上の不都合は起きていないので、この考え方、行動は習慣化しており合格レベルだと思う。

5点:指導者レベル
このチカラは当社の管理者や幹部クラスにも必要なので、自らが模範となって指導している。

「コミュニケーション力」をトレーニングする方法

さて、ここまで読んで「心が痛い」と感じた人、つまり「自分にはコミュニケーション力が不足しているな」という自覚症状があれば早速トレーニングしよう。

前述した「タイムリー」「明瞭」「理由」の3つのキーワードに共通しているのは「気遣い」である。相手の立場に配慮することがとても大切である。

人が良好な意思疎通をする場合に「気持ち」が大きく影響していることは言うまでもない。同じことを伝えても、その「言い方」「表情」で、相手の気持ちは大きく変わる。それは、社内外を問わない。取引先であっても、社員でも相手は「人」である。どうせなら、自分が伝えたいことを正しく受け止めてほしい。

何かをお願いするとき、緊急を要するとき、とりあえず伝えたいときなど、シチュエーションは様々である。お願いするのに横柄であったり、緊急を要するのに、のんびり優しく話したりすれば、意図は伝わらないだろう。冷静に考えれば当然、当たり前のことであり、誰でもわかる。しかし、仕事の真っ最中で、それなりの緊張感があったり、テンションが高いとき、ついつい、その「パフォーマンス」を忘れてしまうのではないだろうか?

この「コミュニケーション力」をトレーニングする方法は「自分の発信を顧みること」である。今日一日を振り返って、仕事の指示の仕方、返事の仕方に「気遣い」は充分であっただろうか?を「紙に書き出す」。デジタルではなく「手書き」で書き出すことが大切である。特に「理由や目的を伝えただろうか?」は大切である。

これを「日課」にしてほしい。これを継続すれば、必ず、コミュニケーション力は高まる。「考え方」と「行動」を変えて「結果」を変えよう!

【参考】習慣化のステップ
  • 理解レベル:理解できる。
  • 納得レベル:納得でき、賛同もできる。
  • 行動レベル:高めなければならない=MUST)と思い行動を続ける
  • 習慣レベル:MUSTからWANT(=高めたい)に変化する

まとめ

以上、経営者のコミュニケーション力「良好な意思疎通のチカラ」を紹介した。大切な視点は「タイムリー」「明瞭」「理由」だ。

「想い通り経営」を実現するための「経営者の心技体」のなかの大切な1つである。経営者の「考え方」が変われば、「行動」が変わり、望ましい「結果」に変わる。

是非、参考にしてみてほしい。お役に立ちますように!

【このブログについて】「若手経営者のための経営支援ブログ」