部門別会計のやり方・始め方大切な４つの手順

会社の組織がそれなりに大きくなってくると複数の部門が分かれてきて、それぞれの成績が気になりだす。その時に導入を検討するのが部門別会計である。

この記事では、中小企業が部門別会計を始めるときの大切な４つの手順である「目的設定」「勘定科目の再構築」「部門負担のルール作り」「共通経費の配賦」について詳しく解説する。

これから導入を検討しているあなたの参考になれば幸いだ。

部門別会計とは？

「部門別会計」は「事業別」「地域別」「店別」などが一般的によく知られている。

「会社の数字」を「部門別の数字」に分解し
「どの部門が稼いでいるのか？」
「どの部門に問題があるのか？」

などの経営情報を得るための会計の手法だ。

中小企業の場合、市販の会計ソフトに「部門設定」を行って、部門別にデータを入力処理することで実施運用することが多い。

そのアウトプットイメージは下記のようになる。

	全社合計	A部門	B部門
売上高	25,000	15,000	10,000
変動原価	15,000	9,000	6,000
限界利益	10,000	6,000	4,000
（限界利益率）	40%	40%	40%
人的コスト	4,000	3,000	1,000
（対：限界利益率）	40%	50%	25%
その他コスト	3,000	2,000	1,000
部門利益	3,000	1,000	2,000

説明の都合上、少々極端な数字での例示であるが「全社合計」を見ると、人的コストは、限界利益の４０％で収まっており、ギリギリ合格、という数字であるが、部門に分けてみるとA部門の人的コストが５０％にも達している、という課題が浮き彫りになる。結果、売上高の少ないB部門の方が利益が出ている、という例だ。

なぜ、部門別会計をやりたいのですか？

私が「部門別会計」の依頼を受けたときの最初の質問だ。

部門別会計は「目的」によって、その設計内容が大きく変わる。

一般的に、その目的は「部門別の詳しい業績把握」か「人事評価への活用」かの大きくふたつに分かれるが、このいずれかによって設計内容が変わるので必ず最初に質問することにしている。

部門別の詳しい業績把握のためならば

その目的が「部門別の詳しい業績把握」なのであれば「実数値」が優先される。なるべくリアルな数字をその発生部門に当てはめることになる。

人事評価への活用が目的ならば

その目的が「人事評価への活用」なのであれば「実数値」より「できるだけ公平、平等な条件での計算をする」ことが優先されることになる。

たとえば、多店舗展開しているチェーン店で制度設計する場合を想定しみよう。

前者の場合は「減価償却費」や「地代家賃」は、その発生店舗に「実額」を計上することなる。一方、後者の場合はその店長の裁量が及ばないコストなので、発生店舗には負担させず、それに代わる「本部負担金」等の賦課で店舗間の公平性を保つ、という具合だ。

経営者なら「両方大切」と思うだろう。リアルな数字も必要だし、店長評価のための公平な数字も必要だ。

実務的はどうすればいいですか？

部門別会計の目的が決まれば、実務的な設計となるが、上記の目的の「どちらか」なのであれば、市販の会計ソフトで十分事足りるだろう。

しかし、上記の「リアルな数字」と「公平な数字」の両方が必要であれば、市販の会計ソフトでは実現できない。したがって、実務的にはエクセル等の表計算ソフトを使って独自にフォーマットを設計し、会計ソフトからエクスポートしたデータをそのエクセルで受けてフォーマット転換をする、という方法が多い。

いずれにしても、導入までのステップはおおむね下記のとおりである。（社内公表を前提としている場合の例）

ゴールイメージの具体化

まず最初は、エクセル等で「ゴールイメージ」を作る。部門別会計の実現によって「毎月、どんなフォーマットが欲しいか？」を経営者と経理部門がディスカッションを重ねて見える化して具体化し共有する。

勘定科目の再構築

部門別会計には、当然「経営部門」も設定しなければならない。そこには経営者の役員報酬や接待交際費、あるいは、節税目的の役員生命保険料などが計上されることになる。

たとえば、接待交際費には、営業スタッフが使ったコストもあれば、社長が使ったコストも混在していることが多い。これを「社員に見られても大丈夫！」というオープンな経営者なら問題ないが、中には「見られたくない」という経営者も少なくない。そんな気持ちに配慮して「接待交際費」を「営業交際費」「役員交際費」などに分離することになる。

このように、さまざま「混在している科目」をピックアップし、分離するなどの「勘定科目の再構築」が必要である。

負担部門のルール作り

部門別会計の結果を左右するルールだ。

たとえば「求人広告費」は、だれが負担するか？「会社（本部）が、負担しよう」いや「割り勘にしよう」いや「部門が負担すべきだ」といった具合に「どこが負担するか？」のルールを明確にしておかなければ、後日、非常に面倒なトラブルが起きる。

このルールは、明文化し、社内に公表し、オープンにすることになる。

本部負担金の設定

いわゆる共通経費だ。原則として「コスト部門」の本社・本部は、各部門の「上納金」によって採算を取る方法が一般的である。

この「上納金はいくらにするか？」については、シミュレーションを重ねながら検討し決定する。

この方法には「固定額方式」「人数割り方式」「税金方式」などがあるが、これらの方法の中から、それぞれの会社の状況や事情に応じて決定する。

以上が、実務の「おおまかな」設計プロセスである。

上記のほかにも、事情や経営者のリクエストによって「部門間取引のルール」「人的応援のルール」「赤字部門の補助金ルール」など、さまざまなオプションルールがあるが、これらは後日「応用編」で紹介することにする。